ワードやエクセルのFAQ集を作成すると、仕事の効率がさらに上がる

職場でワードやエクセルのFAQ集を簡単ながら作成している。自分がワードやエクセルを使いこなしているように周りが見えているということもあって、結構自分に質問をする人が多いからだ。

しかしながら、ワードやエクセルについては自分がいなくても使いこなせるようになっていればベスト。自分の体は一つしかないし、どこかで張り付きになっていれば、他の人が困っている時に手伝いに行くことが出来ないからだ。

FAQ集を作って他の人も即座に見られるようにする

業者などに問い合わせる前に、まずは「よくある質問」を見てほしいというのがある。業者のサポートセンターでも人員には限りがある。そこで、「よくある質問」をウェブ上に準備をしておくことによって、サポートセンターへの問い合わせを減らすようにする。わざわざ問い合わせる必要がなさそうなものまで、サポートセンターへ大量に問い合わせるようであれば、サポートセンターとしても業務の効率が落ちる。

ユーザー側がFAQ集、「よくある質問」を読んで解決が出来そうなものについては、わざわざ問い合わせずに、まずはそれを読んで実行をしてほしいという願い。

自分が今やっているのも、それと同じことである。自分の体は一つしかないし、同時多発的にコンピュータのトラブルがあっても、すぐには対応できない。そのため、FAQ集を作っておくことで、コンピュータに苦手意識を持っている人でも簡単に問題解決が出来るようにした。

ニーズはあるだろうし、問題や対策法を共有できる

コンピュータに苦手意識を持っている人にとって、即座に問題解決が出来るようなFAQ集や「よくある質問」を職場内に作っておくことは大事。

実際に自分が尋ねられた質問や、そうした質問に対してどう自分が答えたのか、解決方法についてFAQ集にまとめている。基本的には実例と解決方法をFAQ集に載せたというわけだ。

対策法を自分の頭の中にとどめておくだけでなく、解決法を共有することによって、様々なメリットが生まれる。

組織全体の業務効率をあげる

組織全体の業務効率をあげることにつながるのだ。ワードやエクセルの細かい機能を使いこなすとなれば、高い確率で行き詰まってしまう。

そして問題になってくるのは、行き詰まってしまう時間は必ずと言っていいほど長いということ

問題解決に時間がかかってしまうということだ。ワードの機能、エクセルの機能が上手く使いこなせないために、問題を解決しようと時間がかかってしまうわけだ。やり方が分かっていれば、すぐに解決が出来る場合もある。自分はそれを願っているわけだ。

FAQ集を作成しておくことで、全員が知識を共有でき、仮に使用するうえで不明な点が出てきたとしても、FAQ集を参照することによって簡単に問題解決できるようにすればいい。そうすれば、確実に業務効率があがる。

まとめ

時には仕事の環境について考えることも必要だ。いちばん、効率が悪くなるというか、問題になりやすいのはこのコンピュータに関することだ。ハードウェアの問題やソフトウェアの問題、機会に疎いという人も少なくはない。

ワードやエクセルが普及をしていると言っても、たとえばエクセルのマクロを作成するといったように半ば専門的な知識を求められるようなところになると、そこまで使いこなせる人の数は極めて少数だと思う。

技能を教授するだけではなく、簡単に分からない所が解決できるという点。そして、業務の効率が上がる。これを願いながら、今日もFAQ集を作っていたのだった。

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