引き継ぎのための記録を残すことの大切さ

3月は引継ぎの時期。だからこそ色々と後任者へ引継ぐことが多くなるのだが、引き継ぐにあたっては細部にわたった記録が後任者へと届くようにしておかなければならない。主な業務については記録が残っていることが多いのだが、意外と見落としてしまうものがある。

まず何を引き継がせるかの整理を

後任者が今度は仕事を引き継ぐわけなので、仕事の内容について細かい記録を残しておくことが大事。そして、それをしっかりと説明できないとダメ。

後任者はどのように仕事を行えばいいのかわかりません。だからこそ、現に務めているあなたの説明と細かい記録が必要なのです。

あなたが玄人であっても後任者は玄人とは限らない

あなたと同等の能力があればいいわけなのですが、必ずしも後任者が玄人とは限らないということ。

たとえば、パソコン関係について考えてみましょう。マクロが良い例だと思います。マクロが出来る人とマクロが出来ない人がいます。おそらく大半の人はマクロが出来ないと思います。後任者がマクロを上手に扱えない人だった場合、あなたは後任者に対してどのような説明をして引き継がせるかという問題があります。

だからこそ説明が必要なのです。細かい記録が必要になるのです。

経験も含めた記録があるとなおよい

あなた自身が経験した記録などもあると良いのかもしれません。そうすれば、後任者としては想像しやすくなります。日誌などがあると更に良いのかもしれません。とりあえず、参考資料となるものは渡しておいて損はないと思います。それを活かすかどうかは後任者次第ということになりますが。

エクセル関係やホームページ関係についても細かい記録を

エクセル関係やホームページ関係についても細かいマニュアルというか記録があると良いと思います。

特にエクセルの関数なのですが、どのような意味合いで使っているか、記録を残しておくと後任者が編集をするにあたって役に立つと思います。これはホームページ関係についても同じことが言えます。

記事のまとめ

引き継ぎの季節が迫ってきています。だからこそ、今のうちに引継ぎのための資料を細かく作っておくことをお勧めします。後任者がしっかりと業務にあたれるように細かい引き継ぎ資料を作っておくことは現任の義務だと思います。

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